FAQs

Die Frequently Asked Questions geben Antworten auf einige Fragen, die wir häufig in der Vorbereitung auf ein Audit gestellt bekommen. Umfassende Informationen zu den Verfahrensregeln und der Durchführung finden Sie zudem in der jeweils aktuellen Auditrichtlinie für Universitäten und für Fachhochschulen.

Kontaktieren Sie uns gern für ein persönliches Gespräch und individuelle Rückfragen!

Der gesamte Auditprozess kann grob in fünf Phasen eingeteilt werden:

1. Vorbereitung bzw. Selbstevaluation: Ihre Universität bzw. Hochschule durchläuft intern eine Phase der kritischen Analyse des Qualitätsmanagementsystems. Als Ergebnis schreibt die Institution einen Selbstevaluierungsbericht, in den die Erkenntnisse – Stärken, Schwächen, Entwicklungspotentiale – sowie grundlegende Informationen zum Qualitätsmanagement einfließen. Dieser Bericht ist die wesentliche Informationsgrundlage für die Gutachter*innen.
   
   
2. Vor-Ort-Besuch - Vorbereitung und Durchführung: Sie bereiten sich intern auf den Vor-Ort-Besuch der Gutachter*innen vor. Ein internationales Team von Gutachter*innen besucht Ihre Universität bzw. Hochschule und führt Gespräche mit unterschiedlichen Vertreter*innen Ihrer Institution.
   
   
3. Gutachten und Stellungnahme: Das Team der Gutachter*innen analysiert alle 
   Informationen aus dem Selbstevaluierungsbericht, den ergänzenden Unterlagen sowie den Gesprächen des Vor-Ort-Besuchs. Es legt die Ergebnisse – Feststellungen und Beurteilungen zur Erfüllung der Auditstandards – in einem Gutachten dar. Das Gutachten erhalten Sie etwa zwei Monate nach dem Vor-Ort-Besuch. Ihre Institution hat dann die Möglichkeit eine Stellungnahme abzugeben.
   
   
4. Zertifizierungsentscheidung: Das Board der AQ Austria entscheidet auf Basis des Gutachtens und der Stellungnahme über die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems. Wir informieren Sie noch am Tag der Entscheidung über das Ergebnis.
   
   
5. Follow-Up: Ihre Institution entscheidet, wie sie die Erkenntnisse aus dem Audit für die interne Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems verwenden möchte. Auf Wunsch unterstützen wir Sie dabei, z.B. durch einen Workshop zur Ergebnisreflexion. Bei Bedarf beziehen wir auch eine Person aus dem Gutachter*innenteam ein.

Mit der Zertifizierung weisen Sie nach, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen für das interne Qualitätsmanagementsystem (nach dem Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz) erfüllen. Zugleich unterstützt das Audit, die Weiterentwicklung Ihres hochschulinternen Qualitätsmanagementsystems.

Zu dieser Entwicklungsorientierung tragen insbesondere bei:

Die interne Vorbereitung birgt in der Regel den größten Arbeitsaufwand. In dieser Phase setzt sich Ihre Institution selbstkritisch mit ihrem internen Qualitätsmanagementsystem auseinander und erstellt als Ergebnis den Selbstevaluierungsbericht. Wir empfehlen die unterschiedlichen internen Interessensgruppen möglichst frühzeitig einzubeziehen, um eine große Bandbreite an Perspektiven in der Vorbereitung aufgreifen und reflektieren zu können. Qualitätsmanagementverantwortliche betonen häufig den internen Mehrwert der Vorbereitung: Der intensive Austausch innerhalb der Institution fördert den Qualitätsdiskurs und das Qualitätsverständnis.

1. Vorbereitung: Wir wählen die Gutachter*innen aus und bereiten diese auf das Audit an Ihrer Institution vor. Wir geben Ihnen auf Wunsch Feedback auf die Verständlichkeit und Vollständigkeit Ihres Selbstevaluierungsberichts. Wir schlagen eine Agenda für den Vor-Ort-Besuch vor und stimmen diese und alles Organisatorische im Vorfeld mit Ihnen ab.
   
   
2. Vor-Ort-Besuch: Wir fungieren als Ansprechperson für die Belange Ihrer Institution sowie der Gutachter*innen vor und während des Vor-Ort-Besuchs, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen. Wir moderieren die Reflexionsrunden der Gutachter*innen und sichern die Ergebnisse.
   
   
3. Gutachten: Wir unterstützen die Gutachter*innen in der Phase der Gutachtenserstellung redaktionell.
   
   
4. Zertifizierungsentscheidung: Wir bereiten die Entscheidungsunterlagen für das Board vor und informieren Sie nach der Entscheidungsfindung.
   
   
5. Follow-Up: Wir unterstützen Sie auf Wunsch bei der Reflexion der Ergebnisse aus dem Audit und einer möglichen weiteren Umsetzung.

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass die Universitäten und Hochschulen mit unterschiedlicher Intensität in die Vorbereitung und Selbstevaluation gehen. Aus diesem Grund ist es schwierig, eine allgemein gültige Gesamtdauer für ein Audit zu definieren. Ab dem Eintreffen des Selbstevaluierungsberichts bei uns, dauert ein Audit zwischen fünf und sieben Monaten.

Unsere Verfahrenssprachen sind Deutsch und Englisch. Die Sprache vereinbaren wir vor Beginn des Audits mit Ihnen.

Die studentische Perspektive wird im Audit auf unterschiedlichen Ebenen berücksichtigt:

Wir tragen dem Leitgedanken der ESG Rechnung und orientieren uns demgemäß an ihnen. Teil I, der die hochschulinterne Qualitätssicherung von Studium und Lehre fokussiert, findet in unseren Auditstandards, vor allem in Standard 3, Berücksichtigung. Zudem setzen wir unser Auditverfahren gemäß den definierten Standards und Leitlinien für die externe Qualitätssicherung (ESG, Part II) um.

Der Bericht ist die erste und wesentliche Informationsquelle zum Qualitätsmanagement¬system für die Gutachter*innen. Dieser sollte für externe Lesende einen übersichtlichen und verständlichen Überblick über das Qualitätsmanagementsystem geben und dabei auf die Auditstandards eingehen. Der Bericht ist zugleich das Ergebnis einer vorangegangenen internen Analyse des Qualitätsmanagementsystems, seiner Stärken und Entwicklungspotentiale. Die Erkenntnisse dieser Reflexion sollten im Bericht aufbereitet sein.

Ihre Institution kann mit der AQ Austria eine Vertiefung im Zuge des Audits vereinbaren. Diese ist als ergänzende Möglichkeit der Qualitätsentwicklung gedacht. Sie ist ein abgrenzbarer, eigenständiger Teilaspekt eines Standards, für den Ihre Institution eine Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements anstrebt. Sie erhalten das Feedback der Gutachter*innen getrennt vom Gutachten. Es ist nicht Teil der Zertifizierungsentscheidung. Die Vertiefung des Audits ist eine kostenfreie Zusatzleistung der AQ Austria. Sie kann optional in Anspruch genommen werden.

Wir stimmen im Vorfeld der Gespräche den Ablauf und die Zusammensetzung der Gesprächsrunden mit Ihnen sowie den Gutachter*innen ab. Die Auswahl und Einladung der einzelnen Teilnehmenden an den Gesprächen erfolgt dann hochschulintern. Die beteiligten Studierenden werden durch die Studierendenvertretung Ihrer Institution nominiert. Die Gutachter*innen sprechen mit Vertreter*innen aller Bereiche. Dazu gehören jedenfalls:

Wir veröffentlichen nach der Zertifizierungsentscheidung durch das Board einen Ergebnisbericht auf unserer Homepage. Dieser umfasst:

Ihre Institution ist verpflichtet den Ergebnisbericht leicht zugänglich auf der Homepage zu veröffentlichen.

Unserer Teams zeichnen sich aus durch:

Wir achten auf eine möglichst diverse Zusammensetzung der Teams, unter anderem durch Personen aus unterschiedlichen Hochschulsystemen, unterschiedliche Expertisen und Kompetenzen sowie ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis.

Ein Gutachter*innenteam besteht aus mindestens vier Personen, davon eine Studierende. Wir empfehlen in der Regel ein Tem mit fünf Personen, um einen möglichst umfassenden Blick auf das Qualitätsmanagement zu ermöglichen.

Wir erarbeiten eine Vorschlagsliste, die die erforderlichen Kompetenzen der Gutachter*innen sowie das Profil Ihrer Institution berücksichtigt. Ihre Universität bzw. Hochschule prüft diese Liste auf begründete Unvereinbarkeiten. Erst danach erfolgt die finale Auswahl und Anfrage der Gutachter*innen. Für die Auswahl der studierenden Person im Team arbeiten wir in der Regel mit den Studierendenvertretungen der deutschsprachigen Nachbarländer zusammen.

Die Vorbereitung der Gutachter*innen durch die AQ Austria erfolgt in mehreren Schritten:

Die Gutachter*innen verpflichten sich zur Einhaltung unseres Code of Conduct. Sie sichern damit insbesondere ihre Unbefangenheit und Verschwiegenheit zu.

Ein Standard ist „mit Einschränkung erfüllt", wenn ein Mangel im Qualitätsmanagementsystem vorliegt, der innerhalb eines Zeitraums von 18 Monaten behebbar ist. In diesem Fall können von den Gutachter*innen Auflagen vorgeschlagen werden.

Das Qualitätsmanagementsystem wird zertifiziert, wenn alle Standards erfüllt oder mit Einschränkung erfüllt sind. Sind ein oder mehrere Standards „mit Einschränkung erfüllt" kann das Board der AQ Austria Auflagen erteilen. Auch bei Auflagen ist die Zertifizierung sofort gültig. Wenn ein Standard als "nicht erfüllt" bewertet wird, kann keine Zertifizierung erfolgen.

Die Zertifizierungsentscheidung trifft das Board der AQ Austria auf Basis des Gutachtens und der Stellungnahme der Institution. Der Selbstevaluierungsbericht und die damit eingereichten Unterlagen der Universität bzw. Hochschule stehen dem Board ebenfalls zur Verfügung.

Das Board umfasst 14 Personen aus dem europäischen Ausland und Österreich. Es setzt sich aus Vertreter*innen des Hochschulsystems inklusive Studierender sowie der Berufspraxis zusammen.

Bisher ist dieser Fall nicht eingetreten. Sollte das Board beschließen, das Qualitätsmanagementsystem nicht zu zertifizieren, kommt es zu einem Re-Audit nach dem Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz (§ 22 Abs 6). Dieses muss von uns, der AQ Austria, durchgeführt werden.